Dlaczego RODO w sklepie internetowym jest konieczne?
Internetowy biznes to dla wielu przedsiębiorców szansa na rozwinięcie skrzydeł we własnej działalności gospodarczej. Prężny rozwój branży e-commerce co roku przyciąga coraz to więcej zainteresowanych, którzy sukcesywnie rozwijają swoje sklepy internetowe, pozyskują nowych klientów oraz zwiększają sprzedaż. Jednak prowadzenie sklepu online to nie tylko przyjemności. Każdy właściciel musi bowiem liczyć się z koniecznością wypełniania ciążących na nim obowiązków. Jednym z nich jest przestrzeganie zasad RODO. Dlaczego jest to konieczne w sklepie internetowym? Odpowiedź znajdziesz w naszym artykule!
Sprzedaż internetowa a RODO. Co powinien wiedzieć właściciel e-commerce?
Od maja 2018 roku na terenach państw europejskich obowiązuje RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które zostało wydane przez Parlament i Radę Europy. Przepisy te mają na celu uregulowanie oraz ujednolicenie kwestii przetwarzania danych osobowych we wszystkich krajach, wchodzących w skład Unii Europejskiej.
Wraz z wejściem regulacji w życie na każdym właścicielu e-commerce zaczęły ciążyć następujące obowiązki:
- informowania o przetwarzaniu danych osobowych każdego klienta sklepu internetowego (np. w trakcie zakładania konta czy realizacji zamówienia),
- przetwarzania danych osobowych w sposób zgodny z zasadami określonymi przez prawo, czyli:
- ograniczenia celu: dane osobowe mogą być zbierane i przetwarzane wyłącznie w uzasadnionym celu,
- minimalizacji danych: właściciele sklepów internetowych mogą zbierać wyłącznie niezbędne dane, które posłużą do osiągnięcia konkretnego zamierzenia,
- prawidłowości: wyłącznie poprawne dane są przetwarzane, w razie ich nieprawidłowości należy je uaktualnić,
- ograniczenia czasowego: przetwarzanie danych przez firmy może odbywać się wyłącznie przez określony czas,
- zachowania poufności i dbania o integralność danych: odpowiednie zabezpieczenie danych przed dostępem niepożądanych osób.
- rejestr czynności, czyli dokumentowanie kroków podjętych w celu wdrożenia i przestrzegania zasad RODO w sklepie internetowym.
RODO w sklepie internetowym – od czego zacząć?
Każda działalność gospodarcza prowadzona w Internecie na co dzień operuje danymi osobowymi swoich klientów. To właśnie dzięki nim właściciel sklepu internetowego jest w stanie zrealizować cały proces wysyłki zamówienia do usługobiorcy, poinformować go e-mailowo o obowiązujących promocjach, czy wystawić fakturę lub paragon za świadczenie usług drogą elektroniczną. Dostęp do danych osobowych w takiej sytuacji jest zatem nieunikniony, dlatego też na barkach przedsiębiorcy spoczywa odpowiednie zabezpieczenie oraz zarządzanie przetwarzanymi informacjami, czyli prowadzenie działalności zgodnie z RODO. Co to w praktyce oznacza?
RODO w sklepie internetowym – kto jest administratorem danych w e-sklepie?
Przede wszystkim to, że wraz z założeniem internetowego biznesu właściciel e-biznesu automatycznie zyskuje miano administratora danych osobowych. Oznacza to, że staje się osobą decyzyjną, jeżeli chodzi o kwestie przetwarzania i ochrony danych klientów, którzy korzystają z jego usług lub zakupują jego produkty na stronie internetowej. Informacji o tym, kto wchodzi w posiadanie danych, jak również odpowiada za ich bezpieczeństwo, należy udzielić klientowi jeszcze przed dokonaniem przez niego zakupu. Najczęściej zapisek na ten temat znajduje się w osobnym punkcie regulaminu sklepu lub poprzez politykę prywatności.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych klientów
Wiele kontrowersji narosło wokół tematu zgody klientów na przetwarzanie danych osobowych. W rzeczywistości bowiem do realizacji zamówienia w sklepach internetowych niezbędne jest podanie podstawowych danych tak, by sprzedawca mógł bez problemu wysłać towar do konkretnego klienta, na określony adres, czy skontaktować się z nim za pośrednictwem podanego numeru telefonu, czy adresu e-mailowego. Jak się jednak okazuje, do wykonania tych czynności wydanie zgody przez klienta nie jest konieczne – pod warunkiem jednak, że to on sam wyjdzie z inicjatywą zakupu lub chęci skorzystania z danej usługi sklepu.
Niemniej firmy bardzo często mylnie interpretują ten zapis i uznają, że mogą wykorzystywać dane osób, które złożyły zamówienie w ich sklepie, na przykład w celach marketingowych. Nie jest to jednak zgodne z przepisami RODO, ponieważ jasno mówią one, że w takiej sytuacji zgoda konsumenta na przetwarzanie podanych informacji jest już niezbędna. Podejmowany przez niego wybór ma być zaś w pełni świadomy i dobrowolny.
Jak zacząć wdrażać RODO w sklepie internetowym?
Wiedząc już, na czym polega oraz jakie obowiązki narzuca RODO na właścicieli sklepów internetowych, warto zastanowić się, od czego najlepiej rozpocząć jego wdrażanie do e-biznesu. Zaleca się, aby pierwszym krokiem każdego przedsiębiorcy była skrupulatna analiza tego, jakie dane są przez niego wykorzystywane do prowadzenia działalności. W tej kwestii wystarczy dogłębnie przyjrzeć się, czym tak naprawdę zajmuje się dana firma. W przypadku sklepów online niewątpliwie jest to sprzedaż internetowo-wysyłkowa.
Co wchodzi w skład czynności przetwarzania danych?
Wobec tego czynność przetwarzania danych przez sklep dotyczy procesów tj.: realizacja zamówień, prowadzenie działań marketingowych, rozsyłanie newslettera, prowadzenie księgowości, rekrutacja oraz zatrudniania pracowników. Mając pojęcie o tym, jakie dane są na co dzień używane w sklepie internetowym, przedsiębiorca może rozpocząć wdrażanie procesów, których celem jest poinformowanie konsumentów o prowadzonych czynnościach, jak również zapewnienie ochrony danych osobowych, którymi operuje firma.
Sklep internetowy zgodny z RODO. Pamiętaj o regulaminie oraz polityce prywatności!
W tym miejscu warto powrócić do tematu regulaminu sklepu internetowego oraz polityki prywatności, aby dokładnie przyjrzeć się obu kwestiom. Obowiązkiem administratora danych jest bowiem zapewnienie obu dokumentów. Pierwszy z nich powinien w pełni dostarczać informacji na temat firmy, która w trakcie zawieranej umowy wchodzi w posiadanie danych klienta, a następnie zajmuje się przetwarzaniem danych osobowych.
Istotnym zapisem jest także ten, nawiązujący do bezpieczeństwa danych, który określa, w jaki sposób sklep zabezpiecza się przed ewentualnymi wyciekami lub kradzieżą informacji. To również tam konsument może poszukiwać odpowiedzi na najważniejsze pytania, związane z rodzajem oraz formą zawieranej umowy między sprzedawcą a kupującym. Polityka prywatności to z kolei dokument, którego zadaniem jest przekazanie klientowi wszelkich niezbędnych informacji na temat podmiotu, który jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych oraz celu, w jakim jest to realizowane. Dodatkowo należy wspomnieć tu o kwestiach bezpieczeństwa oraz tego, jakie prawa gwarantują klientowi obowiązujące zasady RODO.
RODO w sklepie internetowym: Obowiązki informacyjne
Prowadząc sklep internetowy, należy zdać sobie sprawę, że zarówno regulamin, jak i polityka prywatności są niezbędnymi elementami, aby móc funkcjonować zgodnie z przepisami prawnymi. Ponadto właściciel sklepu internetowego powinien zadbać o obecność checkboxów, dzięki którym klient w łatwy i intuicyjny sposób będzie mógł wyrazić zgodę na przetwarzanie danych czy zaakceptować obowiązujący regulamin. Oprócz tego w każdym e-sklepie powinny znaleźć się także polityka bezpieczeństwa czy polityka plików cookies.
Jakie są konsekwencje nieprzestrzegania RODO?
Sklep internetowy, który dostosowuje się do wymogów RODO, jest traktowany jako podmiot godny zaufania. Dzięki wdrożeniu systemu ochrony danych osobowych, jak również udzielaniu odpowiednich informacji klientom, mogą mieć oni pewność, że podawane w Internecie informacje nie trafią w niepożądane ręce. Jednak działając zgodnie z RODO sklepy online, zapewniają bezpieczeństwo nie tylko konsumentom, ale i sobie. Warto pamiętać, że nieprzestrzeganie przepisów jest bezpośrednio związane z poniesieniem dotkliwej kary. Kontrolą tego, czy e-commerce działa zgodnie z zasadami RODO, zajmuje się Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), który na niepokornego przedsiębiorcę może nałożyć grzywnę, sięgającą nawet 20 mln euro lub 4 proc. obrotu za poprzedni rok (w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa). Nie da się więc ukryć, że obok RODO nie należy przechodzić obojętnie.