Do czego potrzebny jest numer listu przewozowego i gdzie go znaleźć?
List przewozowy to w maksymalnym skrócie, dokument wystawiony do transportu przesyłki. Powinien on zawierać wszelkie dane niezbędne, żeby zorganizować proces wysyłki. List przewozowy zawiera zarówno dane nadawcy i odbiorcy przesyłki, jak i informacje wewnętrzne przewoźnika. List przewozowy posiada także swój numer, który przede wszystkim przewoźnik wykorzystuje w swoim systemie informatycznym, ale który może też posłużyć nadawcy lub odbiorcy do śledzenia przesyłki.
Numer listu przewozowego – co to?
Numer listu przewozowego to kilkunastocyfrowy numer wykorzystywany przez przewoźnika, żeby zidentyfikować przesyłkę. Jest to więc to samo, co numer przesyłki albo numer nadawczy paczki. W obecnej cyfrowej erze jest to najważniejszy i jedyny niezbędny element listu przewozowego. Pozostałe zawarte w nim informacje stanowią ułatwienie dla pracowników przewoźnika i ewentualne dane zapasowe, które mogą zostać wykorzystane w razie zatarcia numeru listu przewozowego, problemów z identyfikacją przesyłki, czy z dostarczeniem paczki. Jednak w pierwszej kolejności system przewoźnika identyfikuje zlecenie transportu i wydania przesyłki właśnie w oparciu o numer przesyłki. Wszelkie pozostałe dane zawarte w liście przewozowym, takie jak adres nadawcy i odbiorcy, ich nazwy, numery kontaktowe i adresy e-mail, jak również dane wewnętrzne, pomocne podczas transportu, zapisane są w systemach informatycznych operatora i powiązane z numerem.
List przewozowy – inne elementy
Jakie inne dane zawiera list przewozowy? Po pierwsze, listy przewozowe zawierają dane identyfikujące nadawcę i odbiorcę. Może to być imię i nazwisko, numer telefonu, dane adresowe, czy indywidualny numer klienta w różnych kombinacjach, zależnie od operatora. List przewozowy zawiera też informację o adresie i danych identyfikacyjnych miejsca nadania i doręczenia paczki – miejsca zamieszkania lub pracy adresata, punktu odbioru, albo automatu Paczkomat®. List przewozowy powinien też zawierać nazwę i adres przewoźnika, tak aby klienci wiedzieli, gdzie zgłaszać ewentualne pytania i reklamacje. Jest to też wymagane ze względu na przepisy RODO (dane administratora danych osobowych, które przecież zawiera list przewozowy). List przewozowy zawiera też dane potrzebne operatorowi podczas transportu, takie jak oddział nadawczy i odbiorczy, numer sortowni itp. List przewozowy może też zawierać inne rodzaje informacji, takie jak cena usługi, waga i wymiary pakunku itp.
Do czego służy list przewozowy?
List przewozowy stanowi fizyczną kopię danych zawartych w systemach informatycznych operatora i dowód zlecenia usługi transportu. List przewozowy może, choć nie musi, być tożsamy z etykietą nadawczą. Czasami etykieta, którą naklejamy na pakunek, stanowi zarazem list przewozowy, choć czasami jest on osobnym dokumentem. Jeżeli paczka nie zostanie prawidłowo zarejestrowana w systemie albo na skutek jakiejś katastrofy, zaginie całkowicie i znajdzie się w rękach osób trzecich, to dane, które zawiera list przewozowy, wciąż umożliwią jej dostarczenie w odpowiednie ręce.
Podobnie, jeżeli numer listu przewozowego czy kod kreskowy na etykiecie są z jakiegoś powodu nieczytelne, paczkę można zidentyfikować na podstawie innych informacji. Wreszcie, list przewozowy stanowi dowód zawarcia umowy przewozu pakunku i może posłużyć klientowi wysyłającemu paczkę do dochodzenia swoich praw w razie niewywiązania się przez firmę przewozową ze swoich zobowiązań.
Jak wygląda śledzenie przesyłki po numerze listu przewozowego?
List przewozowy zawiera jednak przede wszystkim numer, który nie tylko służy operatorowi do identyfikacji zlecenia, ale także pozwala klientom śledzić paczkę za pomocą systemu informatycznego firmy kurierskiej. Jeżeli martwisz się o to, czy kurier zmierza do Ciebie z paczką, możesz łatwo śledzić swoją przesyłkę za pomocą numeru listu przewozowego. Najłatwiej wpisać numer, którym oznaczony jest list przewozowy, na stronie internetowej operatora. Powinna tam być łatwo dostępna wyszukiwarka – zwykle na pierwszej stronie.
Wystarczy wpisać w niej, jaki numer ma list przewozowy, a pojawi się informacja o tym, na jakim etapie podróży jest paczka. Jeżeli operator udostępnia aplikację mobilną, to albo list przewozowy już w niej jest, albo można wpisać jego numer i dodać paczkę do aplikacji ręcznie. Informację o przesyłce może nam też podać chatbot – to takie sprytne oprogramowanie, odpowiadające na pytania na chacie, z którego korzysta wiele firm. Piszemy w chacie, jaki numer ma nasz list przewozowy, a algorytm podaje nam informacje o przesyłce, w tym jej aktualny status.
Jak sprawdzić numer listu przewozowego?
Jak sprawdzić, jaki jest numer twojej przesyłki? W momencie, kiedy zlecenie transportu paczki pojawi się w systemie operatora, zostaje jej nadany indywidualny numer. Zwykle system informatyczny przewoźnika natychmiast wysyła wiadomość e-mail wysłanej na adres odbiorcy i nadawcy. W wiadomości tej podane będą podstawowe dane, które zawiera list przewozowy, w tym także numer przesyłki. Niektóre firmy wysyłają też SMSy do nadawcy i odbiorcy z informacją o wysłaniu paczki. Listy przewozowe zawierają za dużo informacji, żeby streścić je wszystkie w wiadomości tekstowej, ale na pewno znajdzie się w niej właśnie numer przesyłki. Pozostałe dane, które zawiera list przewozowy, można wówczas sprawdzić, wpisując numer paczki w wyszukiwarce na stronie przewoźnika.
Śledzenie przesyłek dzięki numerowi przewozowemu
Nadawcy mogą oczywiście sprawdzić numery paczek, drukując listy przewozowe, czy też otwierając list przewozowy otrzymany od operatora w formie cyfrowej. Odbiorcy muszą otrzymać numery paczek od firmy kurierskiej lub od nadawcy. Na przykład, klient e-commerce powinien otrzymać numer przesyłki w wiadomości o przekazaniu towaru do transportu, którą otrzyma ze sklepu. Firmy różnie radzą sobie z powiadamianiem odbiorcy o nadaniu paczek. Niektóre zasypują go wręcz informacjami – e-mail, SMS, powiadomienie w aplikacji – ale zdarzyło mi się też dowiedzieć o istnieniu przesyłki, kiedy kurier zadzwonił zapytać, czy jestem w domu albo, co gorsza, kiedy kurier nie zastał mnie w domu i dostałem awizo SMSem. Dlatego, jeżeli nadajesz paczkę, najlepiej powiadom adresata o wysyłce i o tym, jaki numer ma list przewozowy. Pozwoli mu to monitorować paczkę podczas transportu i zmniejszy ryzyko, że kurier nie zastanie go w domu.